Secretaria

Como cadastro o parâmetros do ano Letivo?

  1. Clique em configurações;

  2. Clique em ano letivo;

  3. Clique em parâmetro;

  4. Clique em novo;

  5. Preencha o ano letivo;

  6. Preencher total de dias letivos;

  7. Critica campos Resp: selecionar a opção “N”;

  8. Informe uma data início para gerar nº de chamada;

  9. Informe uma data final para gerar nº de chamada;

  10. Preencha a data de vencimento padrão;

  11. Coloque o valor dos juros diários em 0,033;

  12. Coloque o valor de multa de 2;

  13. Selecione a forma de desconto: moeda ou porcentagem;

  14. Deixe marcado somente as opções:

    • Habilita tratamento diferenciado;

    • Desfaz tratamento diferenciado;

    • Tratamento diferenciado na matrícula;

    • Permitir tratamento diferenciado na matrícula;

    • Permitir tratamento com parcelas paga;

    • Verifica mudança de conta corrente;

    • Imprimir recibo ao quitar manualmente;

  15. Preencha o caminho dos relatórios no servidor.

Como cadastro uma série?

  1. Clique em configurações;

  2. Clique em secretaria;

  3. Clique em séries;

  4. Clique em novo;

  5. Crie um código (ex: 1ANO / 2ANO / 1EM / 2EM – máximo quatro caracteres);

  6. Selecione o segmento referente à série;

  7. Preencha a seqüencia (ex: 1 /2 /3 Importante para processos futuros);

  8. Preencha o período somente na configuração de uma turma.

  9. Veja o processo em um vídeo rápido:

Como cadastro uma turma?

  1. Clique em configurações;

  2. Clique em secretaria;

  3. Clique em turmas;

  4. Clique em novo;

  5. Selecione a unidade (sempre será 01);

  6. Selecione a série;

  7. Crie um código para turma (máximo de cinco caracteres);

  8. Preencha a descrição da turma.

  9. Veja o processo em um vídeo rápido:

Como cadastrar um aluno?

  1. Clique em secretaria;

  2. Clique em alunos;

  3. Clique em novo;

  4. Responda as perguntas;

  5. Preencha os dados do aluno (Sendo esses obrigatórios: Nome; nascimento; sexo; cor/raça; série;);

  6. Preencha os dados do responsável (Obrigatório informar quem é o financeiro);

  7. Clique em atualizar.

Importante: A ideia do cadastro é ter todos os dados referentes ao aluno e o responsável de fácil acesso, portanto aconselhamos o preenchimento do máximo de informações possíveis.

Como cadastrar um responsável?

  1. Clique em secretaria;

  2. Clique na aba responsável;

  3. Selecione a opção correta;

  4. Responda as perguntas;

  5. Informe quem é o responsável financeiro padrão;

  6. Preencha os dados do responsável (Obrigatório informar quem é o financeiro);

  7. clique em atualizar.

Importante: A ideia do cadastro é ter todos os dados referentes ao responsável de fácil acesso, portanto aconselhamos o preenchimento do máximo de informações possíveis.

Como cadastrar um professor?

  1. Clique em secretaria;

  2. Clique em funcionários;

  3. Clique em novo;

  4. Preencha os dados – Importante: Informar tipo de funcionário, e não se esquecer de preencher o CPF e o E-mail, pois são dados obrigatórios para utilização do nosso portal;

  5. Clique em gravar.

Como cadastrar documentos?

  1. Clique em configurações;

  2. Clique em secretaria;

  3. Clique em documentos;

  4. Clique em novo;

  5. Preencha o nome;

  6. Clique em salvar.

Como é feito o preenchimento no histórico do ano letivo atual?

  1. Clique em acadêmico;

  2. Clique em avaliações;

  3. Clique em gerar posição final (GPF);

  4. Selecione o tipo de filtro (indicamos que seja feito sempre por série);

  5. Selecione a série desejada;

  6. Período (bimestre/semestre) deve ser o ultimo utilizado na escola;

  7. Clique em ok.

Obs.: Necessário solicitar a GPF próximo ao final do ano.

Como é feito o preenchimento no histórico de anos letivos anteriores?

  1. Clique em acadêmico;

  2. Selecione avaliações;

  3. Clique em histórico;

  4. Selecione o aluno desejado clicando na lupa, ou digitando a matrícula;

  5. Clique em adicionar Série;

  6. Selecione a série desejada;

  7. Clique na série selecionada;

  8. Preenche os dados da escola, caso seja e sua instituição clique somente no ícone da casa;

  9. Caso tenha matriz curricular referente a série desejada, clique no botão importar grade e selecione a série em questão;

  10. Preencha a média (Números ex: 7 -9-10), ou Conceito (Caracteres ex: MB-A-B-C);

  11. Preencha C.H. total;

  12. Preencha a frequência;

  13. Preencha o resultado final (aprovado ou reprovado);

  14. Caso precise preencha as observações, selecione observação (1) para o ensino fundamental, observação (2) para o ensino médio. (preenchimento deve ser efetuado sempre no ultimo ano, 9º ANO E.F. ou 3º ANO E.M.);

  15. Clique em salvar tudo;

  16. Caso venha a preencher os anos seguintes clique em “SIM”, caso não, somente clicar em “NÃO”.

Observação: Caso o histórico do aluno venha com alguma disciplina que não exista na grade do colégio, clique no botão “adicionar disciplina”, clique em novo e crie a disciplina.

Como ocultar um relatório que não é mais utilizado?

  1. Clique em configurações;

  2. Clique em sistemas;

  3. Clique em configurações de relatórios;

  4. Clique no TIPO desejado (acima) – ficará azul;

  5. Clique no relatório desejado – ficará azul;

  6. Clique em editar;

  7. Desmarque a opção visível;

  8. Clique em salvar.

Como retirar a visualização de um relatório do portal?

  1. Clique em configurações;

  2. Clique em sistemas;

  3. Clique em configurações de relatórios;

  4. Clique no TIPO desejado (acima) – ficará azul;

  5. Clique no relatório desejado – ficará azul;

  6. Clique em editar;

  7. Clique na aba Internet;

  8. Desmarque as opções que não poderam visualizar os relatórios;

  9. Clique em salvar.

  10. Veja o processo em um vídeo rápido:

Como professor deve se cadastrar online?

  1. Acesse o portal da instituição;

  2. Selecione a opção professor;

  3. Clique em “não sou cadastrado”;

  4. Digite o CPF e clique em continuar;

  5. Crie uma Senha de acordo com o padrão informado;

  6. Grave e aguarde a liberação da escola para utilização.

  • OBS: Só será possível se cadastrar caso professor já esteja cadastrado no sistema.

Como liberar digitação de notas para os professores?

    1. Clique em secretaria;

    2. Clique em funcionários;

    3. Clique em permissão;

    4. Selecione o ano;

    5. Selecione o tipo de permissão desejada;

      1. Período – data de inicio e data final da digitação, após o período sistema fecha;

      2. Bimestre – somente o selecionado;

      3. Período e bimestre – data inicial e final da digitação, e o bimestre selecionado, somente o informado;

    6. Clique em gravar;

    7. Somente aguardar o processo da sincronização.

    8. Veja o processo em um vídeo rápido:

Quero digitar notas Off-line, porém só dá a mensagem: “atenção as notas não foram salvas, existem usuários professores com período de digitação ativa, para prosseguir desabilite a digitação dos usuários professores”

  • Para fechar o período de digitação online será necessário seguir o passo a passo abaixo:

    1. Clique em secretaria;

    2. Clique em funcionários;

    3. Clique em permissões;

    4. Clique no botão Zerar;

    5. Selecione a opção “Yes”, pois o administrador irá permanecer como tal, e os professores não terão acesso online, liberando assim a digitação off-line.

Como consigo publicar um boletim ou um mapa de notas para o professor?

  1. Clique na aba relatório;

  2. Localize o relatório desejado;

  3. Marque Caixinha de publicado;

  4. Aguarde a informação de relatório publicado com sucesso.

Quando clico em publicar relatório só informa que não é publicável, o que fazer?

  1. Clique em configurações;

  2. Clique em sistema;

  3. Clique em configuração de relatório;

  4. Clique no TIPO onde se encontra o relatório (Acima) – ficará azul;

  5. Clique no relatório onde se encontra o relatório – ficará azul;

  6. Clique em editar;

  7. Clique na aba Internet;

  8. Marque a opção “publicável no portal”;

  9. Marque as pessoas que poderão visualizar os relatórios no portal;

  10. Clique em salvar;

  11. Em seguida, somente voltar nos relatórios e publicar o desejado.

Criando Texto, cabeçalho, e rodapé para sair nos relatórios de forma padrão.

  1. Clique em configurações;

  2. Clique em unidades;

  3. Clique em editar;

  4. Clique em “texto caçalho / rodapé”;

  5. Preencha os dados de acordo com a necessidade do colégio;

  6. Clique em gravar.

  1. Clique em configurações;

  2. Clique em unidades;

  3. Clique em editar;

  4. Clique em “logos”;

  5. Clique com o botão direito;

  6. Clique em adicionar;

  7. Localize o logo e clique em abrir.

Existe a possibilidade de mantermos um cadastro de contatos efetuados com os alunos e responsáveis?

  1. Clique em secretaria;

  2. Clique na lupa;

  3. Escolha para quem será feito o contato, e qual o filtro de busca desejado;

  4. Clique duas vezes em cima do nome desejado;

  5. Clique em adicionar;

  6. Selecione o telefone que será feito o contato;

  7. Caso seja o responsável o recebedor do contato, selecionar o aluno que é vinculado ao mesmo;

  8. Informe o motivo do contato;

  9. Caso necessite de informações referentes ao aluno, você pode utilizar os botões “cadastro aluno e responsáveis”, “financeiro”, “relatórios”;

  10. Preencha a observação com as informações tratadas no contato;

  11. Clique em salvar.

Existe a possibilidade de consultarmos contatos efetuados com os alunos e responsáveis?

  1. Clique em secretaria;

  2. Clique em pesquisar contatos;

  3. Selecione o período da pesquisa;

  4. Clique em buscar;

  5. Caso queira visualizar um contato específico, somente clicar duas vezes no mesmo.

Como ativar ou inativar um aluno?

  1. Clique em secretaria;

  2. Clique em alunos;

  3. Clique na lupa;

  4. Localize o aluno desejado;

  5. Clique duas vezes no aluno;

  6. Clique na aba dados da matrícula;

  7. Para ativar marque o campo “matrícula ativa”;

  8. Para inativar desmarque o campo “matrícula ativa”;

  9. Clique em atualizar.

Não consigo ativar nem inativar alunos, como proceder?

Para efetuar essa alteração é necessário ter acesso de administrador.

  1. Clique em configurações;

  2. Clique em sistema;

  3. Clique em administração de senhas;

  4. Localize o funcionário desejado;

  5. Clique duas vezes em cima do nome;

  6. Clique na aba dados da matrícula;

  7. Na aba informações cadastrais somente desmarcar a restrição de “matrícula ativa”;

  8. Clique em salvar.

Como localizar alunos pelo responsável?

  1. Clique em secretaria;

  2. Clique em alunos;

  3. Clique na lupa;

  4. Clique no botão “localizar por responsável” ;

  5. Escolher se quer buscar pelo nome (pode ser sobrenome) ou CPF;

  6. Somente clicar duas vezes, na parte de baixo irá aparecer o aluno vinculado;

  7. Clique duas vezes no nome do aluno, o mesmo irá aparecer.

Como criar o login para o responsável no portal?

    1. Clique em secretaria;

    2. Clique em alunos;

    3. Clique na lupa;

    4. Localize o aluno desse responsável;

    5. Clique na responsáveis;

    6. Verifique se o e-mail e o CPF estão preenchidos corretamente;

    7. Informe ao responsável que o mesmo deverá acessar no site da escola, a secretaria online para efetuar o cadastro;

Clique no perfil de usuário responsável;

  1. Clique em não sou cadastrado;

  2. Digite o CPF (sem pontos (.), sem barra (/) e sem traços (-) e clique em continuar;

  3. Na próxima tela o responsável deverá criar sua senha, e resposta referente a pergunta secreta, digite o código de verificação, marque a opção “Li o acordo…” e clique em gravar;

  4. Após o responsável efetuar esse cadastro ele terá acesso as informações da secretaria online, além da escola poder efetuar a alteração de senha caso seja necessário;

  5. Veja o vídeo em um processo rápido:

Como gerar uma nova senha para o responsável no portal?

      1. Clique em Secretaria;

      2. Clique em alunos;

      3. Escolha o aluno desejado;

      4. Clique na aba responsáveis;

      5. Clique no responsável que deseja alterar a senha;

      6. Caso além da senha queira trocar o login (e-mail), somente colocar o novo no campo e-mail;

      7. Clique no botão para gerar a nova senha;

      8. Clique em Ok;

      9. O sistema irá lhe informar a senha que deverá ser passada para o responsável.

    Obs: O botão de alteração de senha só ficará ativo para que já efetuou o cadastro no portal, anteriormente.

Como gerar uma nova senha para o aluno no portal?

  1. Clique em Secretaria;

  2. Clique em alunos;

  3. Escolha o aluno desejado;

  4. Clique na aba endereço e contato;

  5. Caso além da senha queira trocar o login (e-mail), somente colocar o novo no campo e-mail;

  6. Clique no botão para gerar a nova senha;

  7. Clique em Ok;

  8. O sistema irá lhe informar a senha que deverá ser passada para o aluno.

Obs: O botão de alteração de senha só ficará ativo para que já efetuou o cadastro no portal, anteriormente.

Como alterar a senha do usuário do sistema?

  1. Clique em Configurações;

  2. Clique em Sistema;

  3. Clique em Administração de Senha;

  4. Escolher usuário desejado;

  5. Clique em Edição;

  6. Altere a senha;

  7. Clique em Salvar.